Списание документов и акт об уничтожении

Деятельность любой организации сопровождается накапливанием различных документов, которые должны в определенном порядке и в течение определенного периода времени храниться, а по его истечении – уничтожаться. Причем специализированными правилами предусмотрены меры ответственности за нарушение установленных правил хранения и уничтожения архивной документации.

Порядок и правила списания документов: в основе – экспертиза  ценности документации

Уничтожение документации архивов базируется на экспертизе ее ценности, которую должна проводить  специально созданная по приказу руководства организации экспертная комиссия. Ее члены занимаются трудоемкой работой:

  • отбором документов архивируемых и подлежащих временному хранению;
  • выделением документации с истекшим сроком хранения, подлежащей утилизации;
  • рассмотрением актов на уже отобранные для уничтожения документы;
  • выявлением точного количества документации, подлежащей списанию, ее взвешиванием и т.п.

Итогом работы комиссии становится акт об уничтожении отобранной документации, с обозначением названия организации, веса документации, а при необходимости – и ее описи. На основании акта производится либо шредирование «отработанных» документов, либо их  сжигание, которые обычно поручают сторонним организациям, использующим специализированное оборудование.

Списание документов – на плечи профессионалов

Упорядочение и описание массы накопленной организацией документации является достаточно сложной процедурой.

  • Далеко не всегда штатным сотрудникам удается юридически правильно выделить документы, подлежащие уничтожению.
  • В некоторых случаях документы с информацией, имеющей ценность, которые должны комплектовать госархивы, оказываются переданными для утилизации.
  • Заполнение акта об уничтожении, на основании которого производится шредирование,  зачастую производится с ошибками.Результатом неквалифицированных действий порой становится «утечка информации», последствия которой предвидеть трудно.

Поручите эту рутинную работу сотрудникам нашей архивной компании. Мы проведем квалифицированную экспертизу содержания документации и грамотно решим вопросы, связанные с ее хранением и уничтожением. Профессиональное выделение, списание документов и их уничтожение – это не только информационная безопасность Вашего бизнеса. Работая исключительно в правовых рамках, мы будем готовы отчитаться за свою работу, представив Ваши интересы при проведении соответствующих проверок – например, фискальными органами.