Историческая справка для архивного фонда

Чтобы облегчить работу с документацией архивного фонда, в обязательном порядке составляется особый документ, называемый исторической справкой. Справка сопровождает документы на всех этапах документооборота, начиная с момента их первой обработки, и содержит три обязательных раздела.

История организации – важнейший раздел исторической справки

Согласно основным правилам работы с архивами, организацию, выпускающую документацию, именуют фондообразователем. В справке в первую очередь приводятся сведения о его истории – с момента его основания, с соблюдением четкой хронологии событий. К основным данным относят:

  • дату создания фондообразователя, даты пережитых им преобразований и ликвидации (если она имела место) с обязательным подтверждением в виде ссылок на соответствующие документы;
  • перенесенные в ходе реорганизаций фондообразователя структурные изменения;
  • изменения его названия и подчиненности;
  • при ликвидации фондообразователя – название его преемника;
  • описание выполняемых на разных этапах деятельности задач и функций, включая вносимые в них изменения;
  • описание масштаба деятельности и места, занимаемого фондообразователем в профильной системе;
  • его позиции в системе госаппарата и различных слоях жизни общества (экономика, политика, культура и пр.).

Исторические сведения о составе сформированного фонда

Весь комплекс выпущенной организацией-фондообразователем документации называют фондом. Для него важна краткая историческая справка, включающая:

  • дату первого архивного поступления и объем хранимой документации с ее хронологическими границами;
  • описание особенностей формирования фонда и систематизации образующих его материалов;
  • описание структуры фонда;
  • краткая характеристика содержания документации по профильным темам, отражающим сферу деятельности фондообразователя.

Характеристика документации фонда

  • Изменения, которым подвергались состав и объем фонда с указанием их первопричин (например, проведения экспертиз ценности, утраты документации, наличия незадокументированных периодов и т.п.).
  • Характеристика степени сохранности документации.
  • Информация о документах, не вписывающихся в хронологические рамки фонда.
  • Данные о документации фондообразователя, переданной на хранение в другие фонды, архивохранилища с указанием мест ее хранения.
  • Данные о наличии фондовых включений – документации других организаций и лиц.

По завершению каждой описи историческая справка должна быть представлена в государственный архив.

образец-истор-справки-мини-мини

 

.