Фиксация числа документов в организации, факта их прибытия или выдачи, а также контроль их структуры и содержания, невозможны без профессионально реализованного архивирования. Мы готовы создать удобный в использовании архив с нуля с сортировкой и группировкой даже давно неиспользуемых документов.
При необходимости мы готовы создать специальное положение об архиве конкретного предприятия, которое будет регламентировать все действия по созданию архивов. Это могут быть основные и вспомогательные документы:
- книги поступления и выдачи документации;
- лист для фиксации изменений в их структуре;
- сводные описи дел подразделений и их реестры;
- номенклатура дел;
- карточки учета движения фондов, личных дел, уничтожаемых предаваемых в другие архивы.
Архив с нуля: подготовительные работы
Перед началом архивации нами оценивается состояние имеющихся ценных документов и комнат для их хранения. Определяется факт наличия отсыревшей или испорченной документации, подлежащей реставрации.
Подготавливаются элементы, необходимые для хранения: папки, шкафы с полками, находящиеся в безопасных и не подвергающихся неблагоприятным воздействиям помещениях. Устанавливается факт наличия противопожарного и охранного оборудования.
Поэтапное создание архива с нуля
Наши специалисты выполняют работы по архивации с соблюдением определенной последовательности действий:
- Перед созданием архива оценивается состояние документации, ее количество и определяется место для организации архивного хранения.
- Продумывается будущая система приема и сбережения, удобная для компании, а также ее структурных подразделений.
- Отбираются ненужные для оперативной работы документы, из них выбираются предназначенные для удаления или последующего хранения (постоянного или временного).
- Обязательная инвентаризация всех документов, которые были прдоставлены представителями компании.
- Составление номенклатуры дел по отобранным документам, при необходимости поиск недостающих элементов.
- Налаживание учета приема и выдачи дел (документов), ограничение доступа к хранилищу для гарантии сохранности ценной документации.
- Реализация любого типа переплета с созданием обложки и записью на ней необходимой информации.
По желанию клиента мы готовы на постоянной основе организовать точный учет работ, выполняемых архивом.