Архив с нуля

Фиксация числа документов в организации, факта их прибытия или выдачи, а также контроль их структуры и содержания, невозможны без профессионально реализованного архивирования. Мы готовы создать удобный в использовании архив с нуля с сортировкой и группировкой даже давно неиспользуемых документов.

При необходимости мы готовы создать специальное положение об архиве конкретного предприятия, которое будет регламентировать все действия по созданию архивов. Это могут быть основные и вспомогательные документы:

  • книги поступления и выдачи документации;
  • лист для фиксации изменений в их структуре;
  • сводные описи дел подразделений и их реестры;
  • номенклатура дел;
  • карточки учета движения фондов, личных дел, уничтожаемых передаваемых в другие архивы.

Архив с нуля: подготовительные работы

Перед началом архивации нами оценивается состояние имеющихся ценных документов и комнат для их хранения. Определяется факт наличия отсыревшей или испорченной документации, подлежащей реставрации.

Подготавливаются элементы, необходимые для хранения: папки, шкафы с полками, находящиеся в безопасных и не подвергающихся неблагоприятным воздействиям помещениях. Устанавливается факт наличия противопожарного и охранного оборудования.

Поэтапное создание архива с нуля

Наши специалисты выполняют работы по архивации с соблюдением определенной последовательности действий:

  1. Перед созданием архива оценивается состояние документации, ее количество и определяется место для организации архивного хранения.
  2. Продумывается будущая система приема и сбережения, удобная для компании, а также ее структурных подразделений.
  3. Отбираются ненужные для оперативной работы документы, из них выбираются предназначенные для удаления или последующего хранения (постоянного или временного).
  4. Обязательная инвентаризация всех документов, которые были предоставлены представителями компании.
  5. Составление номенклатуры дел по отобранным документам, при необходимости поиск недостающих элементов.
  6. Налаживание учета приема и выдачи дел (документов), ограничение доступа к хранилищу для гарантии сохранности ценной документации.
  7. Реализация любого типа переплета с созданием обложки и записью на ней необходимой информации.

По желанию клиента мы готовы на постоянной основе организовать точный учет работ, выполняемых архивом.