Вопросы

Несоблюдения сроков и порядка сбережения бухгалтерской документации может стать причиной привлечения к административным взысканиям. В данном случае на должностных лиц будет наложен штраф от 2 до 3 тыс. рублей.

Налоговым правонарушением считается отсутствие счетов-фактур, первичной документации и регистров бухучета. Ответственность за такое правовое нарушение регламентируется Налоговым кодексом РФ (120 статьей) и имеет вид денежного взыскания в минимальном размере 5000 рублей.

Ответственность за сохранность документации возлагается на главного бухгалтера, который контролирует выдачу важных документов сотрудникам предприятия и его структурных подразделений.

Предусматривается административное и налоговое наказание за несоблюдение установленных правил сбережения документации бухгалтерского учета. Грубое нарушение данных правил, а также ведения расходов и доходов объектов налогообложения по статье 120 Налогового кодекса РФ штрафуется списанием денежных средств от 5 до 15 тыс. рублей.

Административное наказание штрафом 300-500 рублей возможно при нарушении правил сбережения дел архива по статье 13.20 КоАП. При искажении отчетности из-за отсутствия бумаг, что представляет собой грубое нарушение правил бухучета, может быть наложен штраф 1-3 тыс. рублей по статье 15.11. КоАП.

Незаконным является уничтожение документации без соблюдения установленных сроков. За это также накладывается административная ответственность. В случае нарушения правил хранения, учета, комплектования и использования документов административной санкцией является предупреждение или штраф, предусмотренные ст. 13.20 КоАП РФ.

Номенклатура дел классифицируется на три типа – это примерная номенклатура дел, типовая и индивидуальная, соответствующая конкретной организации.

В случае примерной номенклатуры дел возможна установка примерного состава оформляемой в организации документации с указанием индексов документов. Такой вариант носит лишь рекомендательный характер.

Типовой вариант регламентирует состав дел, которые ведутся при делопроизводстве на однотипных организациях. Такой тип номенклатуры дел играет роль нормативного документа.

Разработкой данных типов номенклатуры дел занимаются службы документационного обеспечения, которые относятся к управлению организацией с подведомственной сетью учреждений.

Данные номенклатуры являются методическими пособиями, на их основании составляются конкретные номенклатуры, куда переносятся заголовки, которые конкретизируются с учетом специфики номенклатуры. При этом длительность сбережения переписываются в индивидуальную номенклатуру в том же виде, в котором они были указаны в исходном варианте.

Обязанность составления индивидуальной номенклатуры дел возлагается на сотрудников службы документационного обеспечения. Также привлекается руководство структурных подразделений, поскольку руководители могут оценить перспективы развития организации и предусмотреть будущий состав документов.

Удобство работы с архивной документацией зависит от того, насколько грамотно она упорядочена, систематизирована и классифицирована. Эффективность этих процессов, в свою очередь, определяется использованием такого апробированного эффективного инструмента, как типовые перечни заголовков архивных дел.

Типовые перечни являются примерными и носят характер рекомендаций. Но они позволяют наиболее эффективно решать задачи по унификации самых разных систем документирования – как применяемых отдельными организациями, так и общегосударственных.

Структура перечня заголовков

При построении перечня использован функционально-отраслевой принцип, учитывающий сферу деятельности организации, выпускающей документацию, ее форму собственности и прочие особенности. Составители учли, что организации со сходными управленческими функциями выпускают и однотипную документацию разных видов, которая является отражением основных направлений их деятельности.

Перечень разделен на две части – с разделами и подразделами.

• Первая часть содержит типовые заголовки для документации, сопровождающей управленческую деятельность организаций.
• Вторая часть – заголовки для документов, сопровождающих научно-техническое и производственное направления их деятельности.
• Каждая из частей содержит разделы, соответствующие отдельным направлениям деятельности.
• Каждый из разделов включает более специализированные подразделы.
• Для каждой части введена оригинальная нумерация разделов и подразделов.

При составлении перечня и заполнении его разделов и подразделов учтена степень значимости отдельных направлений деятельности и выдержана логическая последовательность. Статьи сопровождает единая сквозная нумерация (графа 1), с представлением в графе 2 не конкретного, а обобщенного наименования документа по каждому из типичных видов документации.

В одной статье приводятся разные вида документов, сопровождающих решение одного вопроса и имеющих одинаковые сроки хранения. А в скобках приведены наименования для всех видов документации, сведенных в одной статье.

Перечень снабжается указателем, облегчающим его применение на практике. В указателе каждому из перечисленных видов документации, расположенных по алфавиту, поставлена в соответствие ссылка на номер соответствующей статьи.

Содержание разделов первой части перечня

(управленческая деятельность)

1. Раздел 1 – документация, соответствующая распорядительным, организационным и контрольным функциям управления, его правовому обеспечению, а также необходимая для организации его документационного обеспечения и ведомственного хранения соответствующих материалов.
2. Разделы 2-4 – документация, касающаяся прогнозирования и планирования деятельности, ценообразования, финансирования и кредитования, учета и отчетности перед контролирующими органами.
3. Раздел 5 – документы, связанные с использованием трудовых ресурсов, организацией труда, регламентом трудовой дисциплины, нормированием и тарификацией, касающиеся производительности и охраны труда, а также заработной платы.
4. Раздел 6 посвящен кадровой документации, связанной с приемом, распределением, перемещением и учетом кадров, их профессиональной подготовкой, проведением аттестаций и награждений, присвоением званий и т.п.
5. В раздел 7 включена документация, сопровождающая решение вопросов социально-культурных вопросов (социального страхования, медобслуживания, санаторно-курортного лечения, организации работы общепита, дворцов и домов культуры, клубов, проблем жилья, быта, физкультуры и спорта).
6. Раздел 8 касается документации, сопровождающей научно-информационную и издательскую работу.
7. Раздел 9 посвящен документам организации, сопровождающим все разновидности сотрудничества с зарубежными юрисдикциями.
8. В раздел 10 включена документация, сопровождающая МТС и организацию хранения полученных имущественных и материальных ценностей.
9. Раздел 11 посвящен документам, регламентирующим административно-хозяйственную деятельность по эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, организации ведомственной связи, ГО и охраны.
10. В разделе 12 сосредоточена документация, касающаяся организации и последующей деятельности профсоюзной и общественных организаций.

В большинстве случаев организациям рекомендуется использовать для наименования статей обобщенные формулировки из разделов 2 и 4. В других разделах перечня приведены названия для планово-отчетной документации, специфичной по содержанию или срокам хранения.

Документация, сопровождающая совместную деятельность администрации и профсоюзов, включена в разделы 5, 7.

Образуемая в ходе сотрудничества с иностранными партнерами документация входит как в первую часть (разделы 1, 6, 8 и 10), так и частично в раздел 3 второй части перечня.

Содержание разделов второй части перечня

(научно-техническая деятельность и производство)

1. Раздел 1 – это типовые виды документации, образующейся при проведении организациями НИиОКР и испытании выпущенных по их окончании опытных образцов.
2. Раздел 2 посвящен документации, сопровождающей деятельность в области изобретательства, рационализации, получения патентов и лицензий.
3. Раздел 3 – это документация, образуемая в ходе проектирования и планировки, строительства и реконструкции или ремонта объектов.
4. Типичная документация из раздела 4 сопровождает производственную деятельность организации, внедрение новой техники и инновационных технологий, меры по автоматизации процессов производства, конструкторские работы, предваряющие в серию; она также посвящена используемым на предприятии технологиям и технологической оснастке, его обеспечению энергией и топливом и т.д.
5. Раздел 5 – это документы, посвященные качеству продукции, организации ее госприемки и технического контроля, а также решающие вопросы стандартизации.
6. Раздел 6 – этот документация, сопровождающая решение предприятием возникающих в процессе производства задач по контролю над состоянием окружающей среды и разработку мер по ее сбережению и охране.
7. В раздел 7 включена документация, образуемая в ходе проектирования и последующего функционирования автоматизированных систем разных типов – ОАСУ, САПР, АСУП и пр.

Следует также учитывать, что примеры типичных заголовков для документов, отражающих работу организации над решением вопросов ООС, содержатся не только в разделе 6, но и в разделе 3.

Необходимо знать, что в подразделе 3.4, посвященном проектированию объектов КС, приведены также сроки хранения документации, зависящие от стадии проектирования и учитывающие особенности подбора научно-технических документов для индивидуального, типового или экспериментального проектирования.

Типовая документация из раздела 7 представлена как для использования в традиционном, так и в закодированном виде (для цифровых компьютерных носителей).

Сроки хранения документов – для двух типов организаций

Перечень учитывает два формата комплектования архивных документов. В первую группу он включает организации, чья деятельность сопровождается образованием документации, отличающейся весомым политическим, экономическим, научным, культурным, социальным или историческим значением. На хранение такая документация сдается в государственные архивы, а сроки ее хранения приводятся в графе 3 перечня.

Документы от организаций второй группы, выполняющих вспомогательные и обслуживающие функции, непосредственно в госархивы не поступают, а сроки их хранения приводятся в графе 4.

Организации I группы: комплектование полного и выборочного приема

Организации, включенные в первую группу перечня и относящиеся к зоне комплектования конкретного государственного архива, для архива могут быть источниками комплектования двух типов: полного и выборочного приема.

О полном приеме идет речь в том случае, когда организации сходных разновидностей деятельности сдают в госархив полный комплект образуемой документации. Направлениями их деятельности являются отраслевое управление, решение основных проблем народно-хозяйственного характера и социально-культурной сферы. Сроки хранения их документации приведены в графе 3 перечня.

Выборочному приему подлежит отдельная документация определенных организаций, сдающих на хранение все документальные комплексы или отдельные разновидности документации, выделенные по определенным признакам.

Выборочный прием: повидовая и групповая формы

Для организаций, включенных в выборочную совокупность, прием документации организуется в повидовом или групповом формате.

Повидовый прием подразумевает поступление в архив отдельных видов и подвидов оригинальной ценной документации, которая не дублируются вышестоящей организацией, а также поступление подаваемой вышестоящей организации информационной и отчетной документации.

Выборочный групповой прием организуется для поступления всей ценной документации непосредственно от входящих в выборочную совокупность организаций определенных видов.

Организации II группы: особенности приема документации

Во вторую группу наряду с организациями, выполняющими вспомогательные и обслуживающие функции, также относят:

• организации, в ходе группового выборочного приема не включенные в состав выборки;
• организации, которые несут отметку «Х» в списках учреждений, не сдающих документацию непосредственно в госархивы. Ценная информационная и отчетная документация от них поступает в фонды вышестоящей организации и уже в их составе передается на архивное госхранение.

Сроки хранения документации, поступающей от организаций второй группы, приведены в графе 3.

О дублетности документов

Для оптимизации наполнения государственных архивных фондов перечень предусматривает ограничение поступления в госархивы повторных экземпляров документов, именуемых дублетными.

Тем не менее, в некоторых случаях архивные фонды комплектуются дублетной документацией, которая представляет особую ценность и является широко востребованной. Это в первую очередь касается размноженных экземпляров правительственных постановлений, решений коллегий, указов и прочей документации, регламентирующей деятельность конкретных организаций. В остальных случаях вопросы приема дублетной документации госархивы решают самостоятельно, ориентируясь на необходимость сохранить массово используемую архивную документацию.

Особенности приема и хранения документации разных типов

• Нормативная и плановая документации принимаются на хранение в составе разных фондов. Для уставов, правил или инструкций и прочих нормативных документов рекомендован прием в составе фонда руководящей организации. Плановая документация сдается в составе фонда выпустившей ее организации.
• Подлинники научно-технической документации (НТД) хранятся у организаций-разработчиков, заказчиков и держателей подлинников.
• Полный комплект НТД, включающий подлинники с копиями, как составная часть проекта капстроительства хранится у генерального проектировщика. Исключение составляют проекты строительства магистральных шоссейных дорог и ж/д, документация по которым сосредотачивается в дорожных управлениях.
• Подлиннная НТД, составляющая отдельную часть проекта и выполненная субподрядной организацией, должна быть передана генпроектировщику, а после окончания полной комплектации проекта – передана в его составе в госархив.
• Госхранению подлежат подлинники патентной документации. В виде копий патенты могут храниться в республиканских архивных учреждениях с целью отражения истории развития патентного дела.
• Предусмотрено госхранение имеющей историческую ценность НТД, имеющей машиночитаемую форму, но лишь тогда, когда представленная в ней информация не дублируется на обычных носителях.

Как определить сроки хранения документов?

Не следует отбирать дела для хранения либо уничтожения, ориентируясь исключительно на заголовки в их описях или на обложки. Чтобы правильно определить срок хранения конкретного документа, необходимо найти в перечне соответствующую ему статью и внимательно просмотреть каждый его лист. Передавать на хранение следует исключительно подлинную документацию. Замена ее копиями возможна только в случае отсутствия подлинника.

Если в перечне речь идет о постоянных сроках хранения НТД, то имеется в виду документация по тем проектам и проблемам, которые включены в перечни, предполагающие передачу на хранение в госархив. В остальном срок хранения НТД определяется по соответствующей графе перечня, или же она хранится до истечения срока надобности.

Что означают особые отметки в перечне?

Отметкой «ЭПК» в перечне отмечаются особо значимые конкретные виды документации, обязательно передаваемые на госхранение.

Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который наступает после года окончания делопроизводства. Так, при делопроизводстве, оконченном в 1996-м, срок хранения документа будет отсчитываться начиная с 1 января 1997-го.

Аналогично, сроки хранения НТД рассчитываются с января того года, который наступает после года окончания разработки соответствующего проекта либо темы.

Для отдельных документов с установленным сроком хранения расчет его продолжительности ведется в зависимости от возраста человека – по разности «75 лет минус возраст» (возраст берется на момент окончания дела).

Отметкой «до минования надобности» помечают документацию с ограниченным практическим значением, а сроки ее хранения определяют сами организации.

Необходимо отметить, что документы с отметками по срокам хранения «ЭПК» или «постоянно» могут быть приняты на госхранение или уничтожены только решением экспертно-проверочной комиссии при соответствующем архивном учреждении.

Снижать сроки, указанные в перечне, запрещено, а вот их продление возможно, но только в регламентированных перечнем случаях, связанных со специфическими особенностями работы организаций. Для ведомственных перечней допускается и снятие отметки «ЭПК», если вид конкретного документа и, соответственно, срок его хранения были конкретизированы в соответствии со статьями перечня.

Важно отметить, что при микрофильмировании документации, уничтожение оригинала возможно только по нормам ГОСТ №1300279. При микрофильмировании документов, отличающихся серьезным научно-историческим значением и нуждающихся в государственном хранении, уничтожение оригиналов категорически запрещено.

Примечания – для уточнения сроков хранения

Для комментариев и уточнения сроков хранения документальных материалов в перечне используются примечания. С их помощью также детализируются признаки, по которым выделяют виды документации и сроки хранения, отличные от приведенных в графах 3,4.

• «На государственное хранение не передаются. Хранятся в организациях» — примечание применяется для уточнения мест хранения документации справочного характера.
• «При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» – примечание используется для конкретизации сроков хранения бухгалтерских документов.
• Примечания с описанием конкретного момента («после истечения срока действия», «после замены новым», «после ввода в эксплуатацию» и пр.) связывают расчет срока хранения, приведенного в графах 3,4, с этим моментом.

Примечания позволяют конкретизировать срок хранения документации на основании ее содержания, времени создания, авторства и пр. Так, переписка по вопросам осуществления кредитных операций должна храниться в течение 3 лет. Но если она ведется с внешнеторговыми организациями, то, согласно примечанию, срок ее хранения увеличивается до 5 лет.