Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — это исследование документов на основании их ценности в целях определения сроков хранения документов.

Ценность документации – это важный фактор, который при выполнении своих обязанностей обязаны учитывать работники двух категорий:

  • делопроизводители, составляющие номенклатуры дел при подготовке их сдачи в архив;
  • архивисты, принимающие подготовленные дела для хранения на постоянной основе.

Экспертиза ценности базируется на актах, законодательных и правовых, а также на типовых ведомственных перечнях документов. В них приводятся обоснованные сроки хранения типовой и нормативно-методической документации, относящейся к ведению Федерального архивного агентства и его уполномоченных представительств на местах.

Что влияет на ценность документации?

Определить ценность материалов перед их сдачей в архив способны только квалифицированные специалисты, которые руководствуются четко сформулированными критериями оценки. К ним относят происхождение документа, его содержание и особенные внешние характеристики, а также значимость и время/место создания выпустившей его организации. Соответственно, ценность документа зависит:

  • от места и роли организации в отдельной отрасли или в общей системе управления государством;
  • от значимости закрепленных за ней функций;
  • от значимости для общества конкретного физического лица;
  • от времени и места образования самого документа;
  • от разновидности документа;
  • от степени его подлинности и т.п.

Все критерии могут рассматривать исключительно в комплексе, для чего исполнителям и необходимо обладать соответствующими знаниями, квалификацией и опытом.

Образцы документов

приказ-по-лс-миниприказ-по-од-мини

Кто проводит экспертизу?

Полноценная оценка документов перед их уничтожением или передачей в архив должна проводиться экспертной комиссией. Она создается по приказу руководства единожды и затем действует постоянно либо ежегодно формируется заново. В состав комиссии наряду с представителем руководства следует включить:

  • работника архива;
  • представителя отдела кадров;
  • представителя бухгалтерского отдела;
  • представителя юротдела;
  • представителя службы управления делами или секретаря организации.

Функции экспертной комиссии

Члены комиссии подготавливают и проводят экспертизу рабочих материалов на всех этапах документооборота:

  • в ходе делопроизводства;
  • на этапе подготовки документации к передаче в архив самой организации;
  • и на этапе ее отбора для передачи на постоянное хранение.

Документация, не нуждающаяся, по результатам экспертизы, в дальнейшем хранении, впоследствии уничтожается на основании подготовленного комиссией акта.