- Не знаете как сформировать документы в дело?
- Какие документы формировать на постоянное хранение?
- Какой порядок формирования документов в личном деле?
- Все ли документы следует формировать на постоянное хранение?
Для распределения, удобной классификации уже обработанных документов и подшивки их в дело выполняется формирование архива. Это второй шаг, осуществляемый после оценки важных бумаг и выявления их значимости для компании.
Мы гарантируем сохранность всех ценных бумаг, и будем следить за внесением исполненных документов в соответствующее дело. Каждый из документов будет обрабатываться в тот же день, когда окончится срок его действия. Исключен беспорядок в сформированном деле, т.к. в каждое из них мы разместим по одному экземпляру каждого документа.
Формирование документов в дело: порядок и нюансы выполнения
Архивирование документов контролируется и определяется законодательством страны, поэтому этот процесс обязателен для любых предприятий и организаций. Но главная его цель – облегчение обращения с ценными и нужными бумагами и сохранение их опрятного и презентабельного вида.
Важными моментами, всегда выполняемыми нашими специалистами, являются:
- формирование дел сопровождается включением уже исполненных документов. Каждый из них отвечает одному году создания, сюда же можно включить переходящие и личные дела;
- в дела подшиваются документы, которые соответствуют номенклатуре дел по главным критериям: заголовку, содержанию и длительности хранения;
- мы разграничиваем документы с постоянным и временным сроком хранения, чтобы упростить их дальнейшую сортировку и удаление;
- для удобного поиска документацию в каждое дело архива мы размещаем в соответствии с освещением конкретного типа вопросов и содержанием;
- документы мы размещаем в хронологическом порядке, который зависит от факта их поступления или отправления;
- большие дела, состоящие более чем из 250 листов, мы разделим на тома.
Оформление архивных дел
Мы сделаем все, чтобы обложка дела позволила выполнить быстрый поиск важных бумаг, указав на ней важные данные:
- наименование предприятия или компании;
- название подразделений, если таковые имеются;
- номер дела, соответствующий ему по номенклатуре;
- заголовок;
- длительность хранения (при условии постоянного хранения наносится соответствующая надпись и наименование архива, где документы будут храниться).
Формирование документов в дела после их полного оформления мы завершаем профессиональным переплетом с оклееванием корешка. Для удобства распознавания специалисты маркируют их номером дела, его тома, описи и фонда. Все процессы, начиная от оценки и сортировки и заканчивая формированием, мы берем под свой контроль с гарантией сохранности бумаг.