Чтобы облегчить работу с документацией архивного фонда, в обязательном порядке составляется особый документ, называемый исторической справкой. Справка сопровождает документы на всех этапах документооборота, начиная с момента их первой обработки, и содержит три обязательных раздела.
История организации – важнейший раздел исторической справки
Согласно основным правилам работы с архивами, организацию, выпускающую документацию, именуют фондообразователем. В справке в первую очередь приводятся сведения о его истории – с момента его основания, с соблюдением четкой хронологии событий. К основным данным относят:
- дату создания фондообразователя, даты пережитых им преобразований и ликвидации (если она имела место) с обязательным подтверждением в виде ссылок на соответствующие документы;
- перенесенные в ходе реорганизаций фондообразователя структурные изменения;
- изменения его названия и подчиненности;
- при ликвидации фондообразователя – название его преемника;
- описание выполняемых на разных этапах деятельности задач и функций, включая вносимые в них изменения;
- описание масштаба деятельности и места, занимаемого фондообразователем в профильной системе;
- его позиции в системе госаппарата и различных слоях жизни общества (экономика, политика, культура и пр.).
Исторические сведения о составе сформированного фонда
Весь комплекс выпущенной организацией-фондообразователем документации называют фондом. Для него важна краткая историческая справка, включающая:
- дату первого архивного поступления и объем хранимой документации с ее хронологическими границами;
- описание особенностей формирования фонда и систематизации образующих его материалов;
- описание структуры фонда;
- краткая характеристика содержания документации по профильным темам, отражающим сферу деятельности фондообразователя.
Характеристика документации фонда
- Изменения, которым подвергались состав и объем фонда с указанием их первопричин (например, проведения экспертиз ценности, утраты документации, наличия незадокументированных периодов и т.п.).
- Характеристика степени сохранности документации.
- Информация о документах, не вписывающихся в хронологические рамки фонда.
- Данные о документации фондообразователя, переданной на хранение в другие фонды, архивохранилища с указанием мест ее хранения.
- Данные о наличии фондовых включений – документации других организаций и лиц.
По завершению каждой описи историческая справка должна быть представлена в государственный архив.
.
- Стоимость исторической справки за 5 лет — 5 400,00 рублей.