Архивное дело базируется на двух основных понятиях. Вся документация, образуемая в процессе деятельности организации, называется ее архивным фондом, а сама организация – фондообразователем. Оперативный поиск запрашиваемой архивной документации в фонде возможен только при грамотной его комплектации и профессионально организованной системе хранения. Значительно облегчает работу с архивами и система так называемого НСА – научно-справочного аппарата.
Что представляет собой НСА?
Научно-справочный аппарат образуется за счет различных по типу справочников, в которых размещена в той или иной форме информация о хранящейся в фонде архивной документации. При его составлении используется единая, тщательно продуманная методическая основа. Благодаря такому подходу становится возможным быстрый и эффективный подбор нужной документации и поиск содержащейся в ней информации.
К основным разновидностям научно-справочного аппарата относятся:
- опись;
- каталог;
- база данных;
- указатель;
- картотека;
- обзор;
- историческая справка.
Все они отличаются своим целевым назначением, но в обязательном порядке являются взаимосвязанными и отлично дополняют друг друга.
Кроме того, в зависимости от состава и содержания архивных документальных материалов различают архивные справочники внутри- и межфондовые. Для научно-справочного аппарата различных фондообразователей также характерна преемственность, обеспечивающая их совместимость с системой НСА ведущих государственных архивов.
Краткая характеристика основных видов НСА
Одним из видов НСА являются обзоры документации. Эта разновидность архивного справочника содержит описание отельных комплексов хранимой документации и обычно содержит их источниковедческий анализ. Традиционно обзор посвящается отдельной теме или определенному фонду.
Большим сходством с привычными библиотечными каталогами обладают каталоги архивные. Они обладают примерно такой же структурой и облегчают поиск нужной документации.
Делопроизводственные картотеки являются базой для создания картотек архивных. Сегодня во многих фондах предпочтение отдается созданию компьютерных баз данных – еще одной разновидности научно-справочного аппарата для наиболее востребованных документальных материалов.
Удобством в работе отличаются и описи, в которые по определенным принципам группируются различные архивные дела. В этом случае содержание документации, помещенной в каждую из описей, определяется с помощью соответствующего реестра.
Документация фондов (одного или нескольких однопроифльных) может быть также охвачена с помощью указателей, прилагаемых ко всей описи или отдельным документальным материалам.