Упорядоченный список наименований с расстановкой длительности их сбережения является неотъемлемой частью описи и последующего архивирования документов при работе с ними. Номенклатура дел дает возможность реализовать быстрый и легкий доступ к необходимому документу из зачастую большого перечня бумаг. Она определяет всю будущую систему сбережения, от чего зависит удобство поиска и сбережения бумаг.
В номенклатуру для каждого из дел мы вписываем длительность хранения и срок возможного уничтожения бумаг, а также их заголовок и наименование организации. Она станет своеобразным справочником, создание которого обязательно для каждого учреждения. Все этапы его создания отображены в законодательстве по архивным делам.
Создание номенклатурных дел по всем необходимым требованиям
В процессе создания архивов мы выполняем классификацию по содержанию и типам, поэтому документы будут попадать только в дела, заранее для них подготовленные.
Приоритетным для нас является точность выполнения работ, поэтому при наличии подразделений в компании изначально осуществляется формирование архивных дел, принадлежащих каждому из них. По итогу проведенной деятельности будет создана сводная номенклатура, которая затем направится во все подразделения.
По окончании делопроизводственного года мы закроем номенклатуру путем занесения в нее итоговой записи. В ней будет указано количество дел, имеющих отношение к деятельности организации в предыдущем году.
Номенклатура дел: виды и их особенности
Мы готовы создать любой вид номенклатуры, требуемый на конкретном предприятии:
- Типовая. Данный вариант предусматривает создание списка документов в пределах одного дела, которые имеют одинаковый характер деятельности. Для этого мы проведем тщательный анализ документопотока подведомственных учреждений.
- Конкретная. В этом случае архивация происходит индивидуально для конкретного учреждения или его отдельных подразделений. Здесь мы подготовим перечень наименований дел с включенной в них документации по результатам деловой деятельности. Предварительно будет выполнено изучение всего комплекса бумаг, появившихся в процессе деятельности организации.
Создание номенклатуры дел требует четкости и профессионального подхода. Благодаря выполненной нашими специалистами работе появится возможность легкого поиска бумаг по их типам, наполнению, индексации и срокам хранения.