Любой документ имеет определенный срок существования. Бумаги в пределах одного предприятия проходят цикл использования, после этого выполняется передача дел на хранение в архив. Это происходит с обязательным соответствием архивному законодательству, что гарантирует реализацию условий для удобства дальнейшей работы с ценными бумагами. Поскольку для принятия архивом документации важно ее правильное оформление, мы готовы оценить и факт наличия ошибок.
Порядок передачи документов на хранение и ее этапы
Все действия мы выполняем с использованием нескольких важных шагов:
- Определение значимости, которой обладают документы в пределах одной организации. Наши специалисты выявляют ошибки и неточности в оформлении, а также в способе хранения, способные стать препятствием для передачи бумаг. Группируются бумаги, подлежащие уничтожению, остальные подшиваются и подготавливаются для передачи.
- Опись созданных дел. Разрабатывается специализированный документ для учета, используя который сотрудники архива смогут разобраться в большом количестве данных. Все дела структурируются по дате, названию и резолюции.
- Переплетные работы и создание обложек. Брошюровка выполняется с использование жестких картонных переплетов. Это облегчит передачу, исключит потерю и неправильную сортировку бумаг, а также сделает поиск нужных дел легким и быстрым. Большое количество документации при этом уменьшится на треть объема.
- Передача документов и дел в архив. Это может быть архив компании или вариант ведомственного или государственного типа. Передача осуществляется по данным из составленных описей. Здесь наши специалисты перепроверяют соответствие числа страниц исходной информации из учетных документов, особенно если это касается ценных бумаг.
Передача дел и документов в архив при ликвидации организации или ее реорганизации
Такой тип передачи мы выполняем согласно приказу или акту о ликвидации или преобразовании предприятия. Если функции компании передаются правопреемнику, то наши специалисты подготовят и передадут личные дела, незавершенные в делопроизводстве или исполненные бумаги, подлежащие хранению.
Во время процесса ликвидации организации мы выполним списание документов, а также проконтролируем их заверку экспертной комиссией. Хранение документов и дел, которые предназначены для хранения и не подлежат уничтожению, будут сформированы по стандартам архивного законодательства, а передача произойдет до истечения заранее определенных сроков.