От качества работ, которые направлены на подготовку важных документов к длительному хранению, зависит их сохранность и возможность удобного последующего поиска нужных бумаг. Переплетные работы способствуют минимизации объема хранимой документации, и позволяют сэкономить до 30% свободного пространства в офисе, что выгодно при больших документооборотах на предприятиях.
Архивный переплет: правила выполнения
Для выполнения архивирования нашими специалистами применяется технология жесткого переплета. Для этого используется твердая обложка из картона, в которую подшиваются все документы. Их распределение выполняется с учетом обеспечения возможности свободного чтения и выбора по дате, визированию или резолюции. Такой вариант подходит для особо длительного хранения, будь то временный или постоянный срок.
По архивированным документам составляется подробное описание. Таким образом, переплет документов не только будет выполнен по всем необходимым требованиям оформления, им также будет обеспечен опрятный вид и длительная сохранность. Тем более что законодательство России требует соблюдения правил при архивировании и уничтожении бухгалтерских, юридических, банковских, научно-технических и других документов.
Переплетные работы и основные этапы их выполнения
Мы профессионально выполняем архивирование документов различных типов:
- бумаги временного хранения, срок давности которых еще не истек;
- дела по личному составу;
- документация для постоянного хранения.
Во всех других случаях мы предоставляем услугу уничтожения неподлежащих хранению бумаг.
Переплет архивных дел выполняется в несколько этапов:
- Подготовка. На данном этапе специалистами выполняется анализ имеющихся документов. Определяются их особенности, состав и важность для компании.
- Распределение и сортировка. Из перечня документов выбираются наиболее ценные и необходимые для хранения, остальные устраняются.
- Группировка по времени создания, принадлежности к конкретному отделу и типу. Документы, принадлежащие к одной группе, подшиваются и заверяются печатью предприятия.
- Описание всех имеющихся дел, прикрепление к ним титульного листа с указанием количества и перечня бумаг, а также их архивного кода и срока хранения.
- Помещение дел в место их последующего хранения, обычно на отдельные полки.
Нашим главным правилом является скрупулезный подход к каждому из этапов и в результате – высокая эффективность выполненных действий.