Работать с электронными копиями документов гораздо удобнее, чем с оригиналами. Их хранение можно упорядочивать, копии можно мгновенно отправлять, с их помощью можно формировать необходимые отчеты. Скан-копии освобождают офисные площади от бумажных архивов и снижают количество обращений к оригиналам, защищая их от утери и физического износа. Процедура сканирования документов является базовым этапом создания электронных архивов.
Профессиональное сканирование архива – для оптимизации его использования
Задачу оцифровки архива лучше перепоручить нашим специалистам:
- они правильно организуют процесс;
- подберут оптимальный тип сканера и соответствующее программное обеспечение;
- произведут их настройку, выбрав технические параметры, способные обеспечить должное качество скан-копий.
Для получения копий с полностью сохраненными информацией и уникальными особенностями подлинников мы используем tif-формат. Файлы в таком формате обеспечивают высокое качество, но отличаются значительными размерами. Для их хранения требуется много пространства на носителе, и они мало подходят для передачи в сетях.
Если предполагается частая пересылка архивных цифровых копий и их использование в многопользовательском режиме, сканирование архива документов производится в более «экономном» pdf-формате. При офисном использовании скан-копий предпочтение следует отдать двухслойным pdf-документам, в которых на одной странице размещаются оба варианты: сканированный и распознанный системой.
В зависимости от сложности структуры подлинника мы применяем высокое разрешение – от 300 dpi и выше. Это оптимизирует процесс распознавания отсканированных копий.
Что можно сканировать?
Услуга сканирования документов предлагается организациям разной специализации. Спектр документации, которая может и должна быть оцифрована, определяется особенностями их структуры и принятыми правилами работы с документацией. Всем без исключения можно рекомендовать оцифровку:
- финансовой документации (счетов-фактур, накладных и т.п.);
- юридической документации (договоров, контрактов и соглашений);
- методических материалов (бухгалтерских, служебных внутреннего пользования и пр.).
Предлагается также сканирование чертежей, проектной документации, сшитых документов и книг, а также ветхой и нестандартной документации.