Удобство работы с архивной документацией зависит от того, насколько грамотно она упорядочена, систематизирована и классифицирована. Эффективность этих процессов, в свою очередь, определяется использованием такого апробированного эффективного инструмента, как типовые перечни заголовков архивных дел.
Типовые перечни являются примерными и носят характер рекомендаций. Но они позволяют наиболее эффективно решать задачи по унификации самых разных систем документирования – как применяемых отдельными организациями, так и общегосударственных.
Структура перечня заголовков
При построении перечня использован функционально-отраслевой принцип, учитывающий сферу деятельности организации, выпускающей документацию, ее форму собственности и прочие особенности. Составители учли, что организации со сходными управленческими функциями выпускают и однотипную документацию разных видов, которая является отражением основных направлений их деятельности.
Перечень разделен на две части – с разделами и подразделами.
- Первая часть содержит типовые заголовки для документации, сопровождающей управленческую деятельность организаций.
- Вторая часть – заголовки для документов, сопровождающих научно-техническое и производственное направления их деятельности.
- Каждая из частей содержит разделы, соответствующие отдельным направлениям деятельности.
- Каждый из разделов включает более специализированные подразделы.
- Для каждой части введена оригинальная нумерация разделов и подразделов.
При составлении перечня и заполнении его разделов и подразделов учтена степень значимости отдельных направлений деятельности и выдержана логическая последовательность. Статьи сопровождает единая сквозная нумерация (графа 1), с представлением в графе 2 не конкретного, а обобщенного наименования документа по каждому из типичных видов документации.
В одной статье приводятся разные вида документов, сопровождающих решение одного вопроса и имеющих одинаковые сроки хранения. А в скобках приведены наименования для всех видов документации, сведенных в одной статье.
Перечень снабжается указателем, облегчающим его применение на практике. В указателе каждому из перечисленных видов документации, расположенных по алфавиту, поставлена в соответствие ссылка на номер соответствующей статьи.
Содержание разделов первой части перечня
(управленческая деятельность)
- Раздел 1 – документация, соответствующая распорядительным, организационным и контрольным функциям управления, его правовому обеспечению, а также необходимая для организации его документационного обеспечения и ведомственного хранения соответствующих материалов.
- Разделы 2-4 – документация, касающаяся прогнозирования и планирования деятельности, ценообразования, финансирования и кредитования, учета и отчетности перед контролирующими органами.
- Раздел 5 – документы, связанные с использованием трудовых ресурсов, организацией труда, регламентом трудовой дисциплины, нормированием и тарификацией, касающиеся производительности и охраны труда, а также заработной платы.
- Раздел 6 посвящен кадровой документации, связанной с приемом, распределением, перемещением и учетом кадров, их профессиональной подготовкой, проведением аттестаций и награждений, присвоением званий и т.п.
- В раздел 7 включена документация, сопровождающая решение вопросов социально-культурных вопросов (социального страхования, медобслуживания, санаторно-курортного лечения, организации работы общепита, дворцов и домов культуры, клубов, проблем жилья, быта, физкультуры и спорта).
- Раздел 8 касается документации, сопровождающей научно-информационную и издательскую работу.
- Раздел 9 посвящен документам организации, сопровождающим все разновидности сотрудничества с зарубежными юрисдикциями.
- В раздел 10 включена документация, сопровождающая МТС и организацию хранения полученных имущественных и материальных ценностей.
- Раздел 11 посвящен документам, регламентирующим административно-хозяйственную деятельность по эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, организации ведомственной связи, ГО и охраны.
- В разделе 12 сосредоточена документация, касающаяся организации и последующей деятельности профсоюзной и общественных организаций.
В большинстве случаев организациям рекомендуется использовать для наименования статей обобщенные формулировки из разделов 2 и 4. В других разделах перечня приведены названия для планово-отчетной документации, специфичной по содержанию или срокам хранения.
Документация, сопровождающая совместную деятельность администрации и профсоюзов, включена в разделы 5, 7.
Образуемая в ходе сотрудничества с иностранными партнерами документация входит как в первую часть (разделы 1, 6, 8 и 10), так и частично в раздел 3 второй части перечня.
Содержание разделов второй части перечня
(научно-техническая деятельность и производство)
- Раздел 1 – это типовые виды документации, образующейся при проведении организациями НИиОКР и испытании выпущенных по их окончании опытных образцов.
- Раздел 2 посвящен документации, сопровождающей деятельность в области изобретательства, рационализации, получения патентов и лицензий.
- Раздел 3 – это документация, образуемая в ходе проектирования и планировки, строительства и реконструкции или ремонта объектов.
- Типичная документация из раздела 4 сопровождает производственную деятельность организации, внедрение новой техники и инновационных технологий, меры по автоматизации процессов производства, конструкторские работы, предваряющие в серию; она также посвящена используемым на предприятии технологиям и технологической оснастке, его обеспечению энергией и топливом и т.д.
- Раздел 5 – это документы, посвященные качеству продукции, организации ее госприемки и технического контроля, а также решающие вопросы стандартизации.
- Раздел 6 – этот документация, сопровождающая решение предприятием возникающих в процессе производства задач по контролю над состоянием окружающей среды и разработку мер по ее сбережению и охране.
- В раздел 7 включена документация, образуемая в ходе проектирования и последующего функционирования автоматизированных систем разных типов – ОАСУ, САПР, АСУП и пр.
Следует также учитывать, что примеры типичных заголовков для документов, отражающих работу организации над решением вопросов ООС, содержатся не только в разделе 6, но и в разделе 3.
Необходимо знать, что в подразделе 3.4, посвященном проектированию объектов КС, приведены также сроки хранения документации, зависящие от стадии проектирования и учитывающие особенности подбора научно-технических документов для индивидуального, типового или экспериментального проектирования.
Типовая документация из раздела 7 представлена как для использования в традиционном, так и в закодированном виде (для цифровых компьютерных носителей).
Сроки хранения документов – для двух типов организаций
Перечень учитывает два формата комплектования архивных документов. В первую группу он включает организации, чья деятельность сопровождается образованием документации, отличающейся весомым политическим, экономическим, научным, культурным, социальным или историческим значением. На хранение такая документация сдается в государственные архивы, а сроки ее хранения приводятся в графе 3 перечня.
Документы от организаций второй группы, выполняющих вспомогательные и обслуживающие функции, непосредственно в госархивы не поступают, а сроки их хранения приводятся в графе 4.
Организации I группы: комплектование полного и выборочного приема
Организации, включенные в первую группу перечня и относящиеся к зоне комплектования конкретного государственного архива, для архива могут быть источниками комплектования двух типов: полного и выборочного приема.
О полном приеме идет речь в том случае, когда организации сходных разновидностей деятельности сдают в госархив полный комплект образуемой документации. Направлениями их деятельности являются отраслевое управление, решение основных проблем народно-хозяйственного характера и социально-культурной сферы. Сроки хранения их документации приведены в графе 3 перечня.
Выборочному приему подлежит отдельная документация определенных организаций, сдающих на хранение все документальные комплексы или отдельные разновидности документации, выделенные по определенным признакам.
Выборочный прием: повидовая и групповая формы
Для организаций, включенных в выборочную совокупность, прием документации организуется в повидовом или групповом формате.
Повидовый прием подразумевает поступление в архив отдельных видов и подвидов оригинальной ценной документации, которая не дублируются вышестоящей организацией, а также поступление подаваемой вышестоящей организации информационной и отчетной документации.
Выборочный групповой прием организуется для поступления всей ценной документации непосредственно от входящих в выборочную совокупность организаций определенных видов.
Организации II группы: особенности приема документации
Во вторую группу наряду с организациями, выполняющими вспомогательные и обслуживающие функции, также относят:
- организации, в ходе группового выборочного приема не включенные в состав выборки;
- организации, которые несут отметку «Х» в списках учреждений, не сдающих документацию непосредственно в госархивы. Ценная информационная и отчетная документация от них поступает в фонды вышестоящей организации и уже в их составе передается на архивное госхранение.
Сроки хранения документации, поступающей от организаций второй группы, приведены в графе 3.
О дублетности документов
Для оптимизации наполнения государственных архивных фондов перечень предусматривает ограничение поступления в госархивы повторных экземпляров документов, именуемых дублетными.
Тем не менее, в некоторых случаях архивные фонды комплектуются дублетной документацией, которая представляет особую ценность и является широко востребованной. Это в первую очередь касается размноженных экземпляров правительственных постановлений, решений коллегий, указов и прочей документации, регламентирующей деятельность конкретных организаций. В остальных случаях вопросы приема дублетной документации госархивы решают самостоятельно, ориентируясь на необходимость сохранить массово используемую архивную документацию.
Особенности приема и хранения документации разных типов
- Нормативная и плановая документации принимаются на хранение в составе разных фондов. Для уставов, правил или инструкций и прочих нормативных документов рекомендован прием в составе фонда руководящей организации. Плановая документация сдается в составе фонда выпустившей ее организации.
- Подлинники научно-технической документации (НТД) хранятся у организаций-разработчиков, заказчиков и держателей подлинников.
- Полный комплект НТД, включающий подлинники с копиями, как составная часть проекта капстроительства хранится у генерального проектировщика. Исключение составляют проекты строительства магистральных шоссейных дорог и ж/д, документация по которым сосредотачивается в дорожных управлениях.
- Подлиннная НТД, составляющая отдельную часть проекта и выполненная субподрядной организацией, должна быть передана генпроектировщику, а после окончания полной комплектации проекта – передана в его составе в госархив.
- Госхранению подлежат подлинники патентной документации. В виде копий патенты могут храниться в республиканских архивных учреждениях с целью отражения истории развития патентного дела.
- Предусмотрено госхранение имеющей историческую ценность НТД, имеющей машиночитаемую форму, но лишь тогда, когда представленная в ней информация не дублируется на обычных носителях.
Как определить сроки хранения документов?
Не следует отбирать дела для хранения либо уничтожения, ориентируясь исключительно на заголовки в их описях или на обложки. Чтобы правильно определить срок хранения конкретного документа, необходимо найти в перечне соответствующую ему статью и внимательно просмотреть каждый его лист. Передавать на хранение следует исключительно подлинную документацию. Замена ее копиями возможна только в случае отсутствия подлинника.
Если в перечне речь идет о постоянных сроках хранения НТД, то имеется в виду документация по тем проектам и проблемам, которые включены в перечни, предполагающие передачу на хранение в госархив. В остальном срок хранения НТД определяется по соответствующей графе перечня, или же она хранится до истечения срока надобности.
Что означают особые отметки в перечне?
Отметкой «ЭПК» в перечне отмечаются особо значимые конкретные виды документации, обязательно передаваемые на госхранение.
Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который наступает после года окончания делопроизводства. Так, при делопроизводстве, оконченном в 1996-м, срок хранения документа будет отсчитываться начиная с 1 января 1997-го.
Аналогично, сроки хранения НТД рассчитываются с января того года, который наступает после года окончания разработки соответствующего проекта либо темы.
Для отдельных документов с установленным сроком хранения расчет его продолжительности ведется в зависимости от возраста человека – по разности «75 лет минус возраст» (возраст берется на момент окончания дела).
Отметкой «до минования надобности» помечают документацию с ограниченным практическим значением, а сроки ее хранения определяют сами организации.
Необходимо отметить, что документы с отметками по срокам хранения «ЭПК» или «постоянно» могут быть приняты на госхранение или уничтожены только решением экспертно-проверочной комиссии при соответствующем архивном учреждении.
Снижать сроки, указанные в перечне, запрещено, а вот их продление возможно, но только в регламентированных перечнем случаях, связанных со специфическими особенностями работы организаций. Для ведомственных перечней допускается и снятие отметки «ЭПК», если вид конкретного документа и, соответственно, срок его хранения были конкретизированы в соответствии со статьями перечня.
Важно отметить, что при микрофильмировании документации, уничтожение оригинала возможно только по нормам ГОСТ №1300279. При микрофильмировании документов, отличающихся серьезным научно-историческим значением и нуждающихся в государственном хранении, уничтожение оригиналов категорически запрещено.
Примечания – для уточнения сроков хранения
Для комментариев и уточнения сроков хранения документальных материалов в перечне используются примечания. С их помощью также детализируются признаки, по которым выделяют виды документации и сроки хранения, отличные от приведенных в графах 3,4.
- «На государственное хранение не передаются. Хранятся в организациях» — примечание применяется для уточнения мест хранения документации справочного характера.
- «При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» – примечание используется для конкретизации сроков хранения бухгалтерских документов.
- Примечания с описанием конкретного момента («после истечения срока действия», «после замены новым», «после ввода в эксплуатацию» и пр.) связывают расчет срока хранения, приведенного в графах 3,4, с этим моментом.
Примечания позволяют конкретизировать срок хранения документации на основании ее содержания, времени создания, авторства и пр. Так, переписка по вопросам осуществления кредитных операций должна храниться в течение 3 лет. Но если она ведется с внешнеторговыми организациями, то, согласно примечанию, срок ее хранения увеличивается до 5 лет.